"Licencja dostępowa do Alert" jest programem przeznaczonym do komunikacji wewnątrz firmy lub urzędu. Jest to narzędzie zintegrowane z innymi programami naszej firmy. Przy jego pomocy można wysyłać listy do innych pracowników, wysyłać komunikaty do innych użytkowników oraz prowadzić rozmowy.
Dzięki liście aktywnych użytkowników zawsze wiadomo, kto w danym czasie korzysta z komputera i z jakich programów korzysta. Ta informacja jest szczególnie przydatna wtedy, gdy chcemy się skontaktować z osobą nie przebywającą cały czas w jednym miejscu w firmie lub urzędzie.
Listy przekazywane są w oparciu o bazę danych. Jest to ta sama baza danych, która jest wykorzystywana przez inne aplikacje firmy REKORD. Nie ma potrzeby konfigurowania żadnych połączeń z zewnętrznymi serwerami internetowymi. Połączenie z internetem w ogóle nie jest potrzebne. Wysyłając list można określić nie tylko adresatów, temat i treść, ale można również zdefiniować dodatkowe parametry takie jak priorytet listu, termin, w którym list należy dostarczyć, termin ważności listu i inne parametry.
Komunikat można wysłać do dowolnie wielu użytkowników programu. Komunikat służy do poinformowania pewnej grupy lub wszystkich użytkowników o jakiejś sytuacji. Na przykład administrator bazy danych może wysłać wiadomość do wszystkich użytkowników z prośbą o chwilowe rozłączenie się z bazą danych z powodu konieczności wykonania jakichś działań administracyjnych lub księgowa rozpoczynająca księgowanie dzienników w programie finansowo-księgowym może poinformować o tym fakcie wybranych użytkowników.
Rozmowa może się odbywać między dwoma dowolnymi użytkownikami programu. Rozmowa może służyć bieżącemu wyjaśnianiu problemów. Często w biurach kilka osób ma jeden wspólny telefon. Gdy jedna z osób rozmawia przez telefon to z pozostałymi praktycznie nie można się szybko skontaktować. Pracownicy mogą się w razie potrzeby zawsze ze sobą skontaktować.

Podstawowa funkcjonalność:

wysyłanie listów do współpracowników; listy mogą mieć określony termin dostarczenia oraz termin ważności;
przypominanie o ważnych terminach (można w wysyłanym liście określić termin przypomnienia nadawcy o tej sprawie lub wysłać list do siebie samego określając termin dostarczenia);
rozmowa ze współpracownikami poprzez komputer;
wysyłanie komunikatów do współpracowników;
administrator może sprawdzić licencje programów firmy REKORD wykorzystywane przez pracowników;
pełna integracja z innymi programami firmy Rekord, możliwość wysyłania komunikatów i prowadzenia rozmów bezpośrednio z tych programów;
możliwość, dzięki współpracy z programem Alerter, automatycznego informowania o istotnych zdarzeniach w systemie komputerowym, na przykład o zarejestrowaniu pewnych danych, o wielkości sprzedaży od początku miesiąca, o zapasach powyżej lub poniżej zdefiniowanych limitów i wiele innych;
możliwa praca z wykorzystaniem Usług terminalowych Windows oraz w środowisku Citrix Metaframe;
duże możliwości konfiguracji programu i dostosowania jego działania do indywidualnych upodobań poszczególnych użytkowników.